Personalleasing – Vor und Nachteile für Unternehmer

In den meisten Branchen führt Fachkräftemangel zu Engpässen. Gerade bei Unternehmen, deren Kernkompetenzen in der Produktion oder dem Handwerk liegen, darf es zu keinen Personalausfällen kommen.  Gerät ein Unternehmen doch in diese Lage, muss es auf schnellstem Weg für Ersatz sorgen. Ein Weg, der sich in den letzten Jahren von seinem zweifelhaften Ruf befreien konnte, ist das Personalleasing. Doch was ist das und wie läuft es ab?  Welche Vor- und Nachteile ergeben sich?

 

• Fakten zum Thema Personalleasing in Österreich
• Wie ist das Personalleasing entstanden?
• Was bedeutet Personalleasing?
• Welche Pflichten hat man als Beschäftige/r?
• Was besagt die Informationspflicht gegenüber dem Überlasser?
• Was fällt unter besondere Pflichten für Beschäftigte beim Personalleasing?
• Haftungsbeschränkung und Bürgschaft im Personalleasing
• Welche Vorteile gibt es für Unternehmen durch das Personalleasing?
• Welche Nachteile gibt es für Unternehmen durch das Personalleasing?
• Wie wählt man den richtigen Personalleasing Partner aus?

Facts and Figures zum Thema Personalleasing Österreich

2018 betrug der Umsatz in der Arbeitskräfteüberlassung sage und schreibe 3,62 Mrd. Euro. Im Jahr 2019 waren rund 93.585 Arbeitnehmer/innen bei Personaldienstleistern in Österreich angestellt. Im Jänner 2020 reduzierte sich die Zahl um 5,43 Prozent auf 83.540. Zu diesem Zeitpunkt rollte die COVID-19-Krise aber erst an. Doch noch mal zurück zum Anfang. Um die Vorteile des Personalleasings zu nutzen und den sich ergebenden Nachteilen entgegenzuwirken, führen wir Sie zuerst in Grundlegendes ein.

 

 

Wie ist das Personalleasing überhaupt entstanden?

Das Konzept entstand in den USA. Dort suchten Elmer L. Winter und Aaron Scheinfeld vergeblich nach einer Schreibkraft, die nur für einen begrenzten Zeitraum für ein Projekt eingesetzt werden konnte.  Auch andere Firmen konnten ihnen so kurzfristig niemanden zur Verfügung stellen. Daraus entstand die Idee des Personalleasings. 1948 gründeten die beiden dann die Firma Manpower Inc. in Milwaukee. 1956 expandierten sie nach Europa.

Ist Personalleasing dasselbe wie Zeitarbeit oder Arbeitnehmerüberlassung?

Ja. Es gibt unterschiedliche sprachliche Varianten, die aber grundsätzlich das gleiche Konzept meinen. Die überlassene Arbeitskraft erbringt seine Arbeitsleistung beim Entleiher und nicht beim Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer wird also überlassen. Deshalb heißt das Gesetz, welches das Personalleasing regelt, auch Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.  In diesem Gesetz steht auch der Begriff Leiharbeitnehmer/in und nicht Zeitarbeiter/in. Angeblich bevorzugen Firmen des Personalleasings den Begriff Zeitarbeit, weil er seriöser klingt.

Ein Begriff, der aber des Öfteren mit dem Personalleasing verwechselt wird, ist die Personalvermittlung. Personalvermittler werden meist von einem Unternehmen beauftragt, das eine offene Stelle zu besetzen hat. Das Ziel des Personalvermittlers ist es also Arbeitskräfte in ein festes, langfristiges Angestelltenverhältnis zu vermitteln.  Noch einmal zum Verständnis: Bei der Leiharbeit werden Arbeitskräfte lediglich für einen begrenzten Zeitraum in einem Entleiher-Unternehmen eingesetzt.

Was bedeutet Personalleasing?

Das Personalleasing ist eine Ménage-à-trois, also ein Arbeitsverhältnis, in dem 3 Parteien involviert sind. Da wäre das selbstständige Unternehmen (der Beschäftiger), der eine qualifizierte Fachkraft (Leiharbeitnehmer/in) benötigt, die er von einem Personaldienstleister (dem Arbeitgeber) leihen möchte.

 

Ist die Dauer des Personalleasing begrenzt?

Anders als in Deutschland ist die Höchstdauer des Personalleasing in Österreich nicht beschränkt. Im Gegenteil, im Arbeitskräfteüberlassungsgesetz (AÜG) hat man die langjährige Überlassung sogar rechtlich für zulässig erklärt. Somit müssen Leiharbeitnehmer/innen nach vierjähriger Überlassungsdauer sogar in das Betriebspensionsmodell eingeschlossen werden.

Wie sieht die vertragliche Vereinbarung beim Personalleasing aus?  

Die vertragliche Vereinbarung wird zwischen Leiharbeitnehmer/in und Personaldienstleister, also dem Arbeitgeber, geschlossen. Die Personalleasing-Firma zahlt das (monatliche) Entgelt des/der Arbeitnehmer/in und ist für die Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge und der Lohnsteuer verantwortlich.

Welche Pflichten hat man als beschäftigendes Unternehmen?

Man unterscheidet zwischen den „normalen“ und besonderen Pflichten, die das selbstständige Unternehmen hat, wenn es Leiharbeiter/innen in Anspruch nimmt.

Das beschäftigende Unternehmen muss die Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen der überlassenen Arbeitskraft bereithalten. Ist ein Arbeitnehmer nicht in Österreich sozialversicherungspflichtig, sind A1-Papiere und ZKO-Meldung (Antrag zur Ausstellung dieser Dokumente reicht auch) aufzubewahren.

Arbeitet der Beschäftiger mit überlassenen Arbeitskräften aus dem EWR, muss er über die Überlassung Aufzeichnungen machen:

• Vorname und Nachname
• Sozialversicherungsnummer sowie Geburtsdatum
• Geschlecht
• Staatsangehörigkeit
• Ist die überlassene Arbeitskraft Arbeiter/in oder Angestellte/r?
• Beginn und Ende jeder Überlassung
• Name und Sitz der Überlasser (bzw. Arbeitgeber)

Verjährungsfrist fünf Jahre – Solange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden.

 

 

Was besagt die Informationspflicht gegenüber dem Überlasser?

Der Beschäftiger muss die Personalleasing-Firma vorab über alle wichtigen Kern- und Eckpunkte informieren. Beispielsweise sollten die gewünschten Qualifikationen bekannt gegeben werden. Diese haben Einfluss auf die kollektivvertragliche Einstufung, Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen, Entlohnung, Arbeitszeit und Urlaub.

Personalleasing verpflichtet den Beschäftiger dazu, dem Überlasser vor und während der Überlassung immer schriftlich über Änderungen in der Verwendung von Arbeitnehmer/innen und den damit einhergehenden Anforderungen und Merkmalen zu informieren.

Details dazu finden Sie hier.

Was besagt die Informationspflicht gegenüber dem/der Leiharbeiter/in?

Wichtig für ein erfolgreiches Personalleasing ist natürlich die Kommunikation zwischen Beschäftiger und Leihfachkraft.  Das entleihende Unternehmen muss im Rahmen seiner Fürsorgepflicht die überlassenen Arbeitnehmer/innen über zentrale Aspekte der Beschäftigung informieren.

Dazu gehört auch die Mitteilung über offene Stellen im Betrieb. Die Stellenanzeige oder Ankündigung muss für den/die Leiharbeiter/in einsehbar sein. Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für ausgeliehenes Personal muss gefördert werden.

Details finden Sie hier.

Was fällt unter die besonderen Pflichten für den Beschäftiger beim Personalleasing?

Die Pflichten eines Arbeitgebers übernimmt der Beschäftiger beim Personalleasing beim Thema Gleichbehandlung und Diskriminierung.

Ein Beschäftigter darf seine überlassenen Leihkräfte weder wegen Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter, sexuelle Orientierung oder Behinderung unmittelbar oder mittelbar diskriminieren.

Dies gilt für die gesamt Dauer des Personalleasings. Beschwerden dahingehend müssen ernst genommen und bearbeitet werden.

Wie schon erwähnt, muss der Beschäftiger eine Arbeitskraft nach vierjährigem Personalleasing in das Betriebspensionsmodell mit einbeziehen.

Eine weitere besondere Pflicht des Personalleasing, die für den Unternehmer anfällt, ist der Zugang zu Wohlfahrtseinrichtungen und -maßnahmen für die überlassenen Arbeitskraft. Darunter fallen zum Beispiel Gemeinschaftsverpflegung oder Kinderbetreuungseinrichtungen. Alle freiwilligen Sozialleistungen, die sich an die Allgemeinheit richten.

Details und Tipps hier.

Haftungsbeschränkung und Bürgschaft im Personalleasing

Durch das Dienstnehmer-Haftpflichtgesetz und das Organ-Haftpflichtgesetz sind überlassene Arbeitskräfte bei Schäden ebenso geschützt wie das Stammpersonal in der Firma des Beschäftigten. Das heißt für Schäden, die durch entschuldbare Fehler entstanden sind, besteht eine gänzliche Haftungsbefreiung. Kommt es zu einer Gerichtsverhandlung, kann bei „leichter Fahrlässigkeit“ der/die Richter/in den Schadensersatz reduzieren oder fallen lassen.

Entleiht ein selbstständiger Unternehmer eine Arbeitskraft durch eine Personalleasing-Firma haftet er für alle Entgeltansprüche, die entstehen, während der Leiharbeiter oder die Leiharbeiterin in seinem Betrieb arbeitet. Er fungiert praktisch als Bürge.

Das bedeutet, wenn der zuständige Personaldienstleister seine Arbeitskraft nicht zahlt, kann sie sich an die ihre Entleiher wenden. Weiters haftet der Entleiher auch für die Dienstgeber-und Dienstnehmerbeiträge, die der Sozialversicherung abgeführt werden müssen, ebenso wie für die Lohnzuschläge nach dem BUAG.

Dieser spezielle Schutz des finanziellen Anspruchs ist erforderlich, weil es für der/die Leiharbeiter/in nicht leicht ist, Entgeltansprüche wegen der Abhängigkeit durchzusetzen.

Gerät der Überlasser in unternehmerische Schwierigkeiten und muss Insolvenz anmelden, entfällt die Haftung des Entleihers als Bürge. Es gibt allerdings einen Haken. Die Bürgschaft verfällt nur dann, wenn die überlassene Arbeitskraft nach dem Insolvenz-Entgeltsicherungsgesetz Anspruch auf Insolvenz-Entgelt hat.

 

 

 

Welche Vorteile gibt es für Unternehmen durch das Personalleasing?

Gleich zu Beginn gibt es gute Neuigkeiten für Unternehmen: Durch das Personalleasing kann man seine Personalkosten überschaubar halten. Lohnnebenkosten und Ausfallkosten durch Krankheit, aber auch die anfallenden Kosten durch den Betriebsurlaub, trägt die Personalleasing-Firma.

Ein weiterer Trend, der sich seit einigen Jahren immer weiter verbreitet, sind die projekt-, oder saisonbezogenen Leiharbeitnehmer/innen. Auch Personalengpässe durch Krankenstände und Urlaubszeiten können mit Personalleasing ideal abgefangen werden.

Ein Vorurteil, welches sich in Österreich immer noch hält, ist das Leiharbeiter/innen schlecht ausgebildet sind und wenig Erfahrung haben.  Dies trifft in bestimmten Branchen bestimmt zu, der Prozentsatz ist aber sehr gering. Wenn Vorgesetzte, HRM, Abteilungs-, oder Teamleiter Augen und Ohren offenhalten, können sie feststellen, dass so manche unterschätzte Leiharbeiter/innen fachlich hochwertigen Wind in altehrwürdige Hallen bringt.

Ein weiterer schwerwiegender Vorteil, ist der geringe Aufwand bei der Mitarbeitersuche. Kosten, aber vor allem Zeit, kann durch einen Personaldienstleister, der die Vorauswahl (Inserat schalten, Vorstellungsgespräche führen, Assessment-Center) übernimmt, gespart werden.

Personalleasing-Firmen, die sich erfolgreich etabliert haben, „fischen im großen Teich.“ Das bedeutet nichts anderes, als dass ihnen verschiedene qualifizierte Mitarbeiter/innen für unterschiedliche Branchen und deren Berufsgruppen zur Verfügung stehen. Das ist auch für kleinere Unternehmen vorteilhaft. Die haben so die Chance, größere Aufträge anzunehmen und ihre Engpässe dadurch bedarfsorientiert zu füllen.

Welche Nachteile gibt es für Unternehmen durch das Personalleasing?

Ein Nachteil für Unternehmen und geleaste Arbeitskräfte ist der zeitliche Einarbeitungsaufwand. Das ist auch der Grund, warum Arbeitskräfte, die nur für kurze Zeit geliehen werden, für Aufgaben eingesetzt werden, die weder schwierig noch vielschichtig sind. Da die meisten also einfache Aufgaben ausführen, tritt die Weiterbildung leider in den Hintergrund.

Manche Arbeitskräfte sind durch das befristete Personalleasing frustriert und deshalb auch weniger engagiert. Wer den Mitarbeitern auf Zeit das Gefühl geben kann, dass Sie einen wichtigen und wertvollen Beitrag für den Betrieb leisten, kann der Frustration entgegenwirken. Wissen weitergeben und in das Betriebsgeschehen involvieren erhöht ebenfalls die Mitarbeitermotivation.

Ein terminierter Arbeitseinsatz trägt also nicht sonderlich zur Identifikation mit dem Unternehmen bei. Das kann sich auf die Zufriedenheit und das Arbeitsklima auswirken. Dem ganzen könnte man durch ein Short-Onboarding entgegenwirken.

Warum sich die Mühe machen?

Ganz einfach: Sehen Sie Personalleasing-Fachkräfte als zusätzliche Werbeträger für Ihr Unternehmen. Durch den ständigen Wechsel im Personalleasing kommen diese Mitarbeiter/innen mit vielen Fachkräften aus unterschiedlichen Firmen und teilweise auch Branchen in Kontakt. Positives Mund-zu-Mund Marketing wirkt sich immer positiv auf das Unternehmensimage, also ihr Employer Branding, aus.

Wie wählt man den richtigen Personalleasing-Partner aus?  

2018 gab es in Österreich lt. statista.com 718 Unternehmen im Personalleasing.  Wie soll man bei soviel Auswahl den richtigen Partner finden?

Hier ein paar Tipps, die Ihnen weiterhelfen können.

Ein seriöser Personaldienstleister muss die Lizenz zur Arbeitnehmerüberlassung haben. Hat er die nicht, kann das gravierende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Denn dann wird der Entleiher zum eigentlichen Arbeitgeber. Wer also auf der Suche nach dem richtigen Personalleasing-Partner ist, sollte sich vergewissern, dass diese Lizenz vorhanden und gültig ist, bevor der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag unterschrieben wird.

Recherchieren Sie bei Branchenkollegen: Wertvolle Hinweise für einen professionellen Personaldienstleister und qualitativ hochwertiges Personal können Branchenkolleginnen und -kollegen liefern. Haben sie bereits mit einer gute Erfahrungen gemacht und empfehlen ihn, können Sie einen Punkt auf ihrer Checkliste abhacken.

Als nächsten könnten sie den empfohlenen Personaldienstleister auf einem Bewerbungsportal suchen und die Bewertungen überprüfen. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass nicht alle Bewertungen echt sind und sich so manche Mitarbeiter/innen einfach auch mal Luft machen müssen. Trotzdem kann das einen weiteren Eindruck zur Peronsalleasing-Firma liefern. Auf dem Bewertungsportalen kununu beispielsweise, finden Sie neben Bewertungen auch die TOP 10 der Personaldienstleister aus Österreich, Deutschland und der Schweiz.

Ist das Personalleasing-Unternehmen dann auch noch Berufsgruppenmitglied, ist das ein weiterer Punkt für die Pro-Seite. Ist das nämlich der Fall, verpflichtet sich der Arbeitnehmerüberlasser automatisch dem Ethik-Kodex. Dieser beinhaltet verschiedenen Standards und Richtlinien für den Umgang von Personaldienstleistern mit ihren Beschäftigten. Die Personalleasing-Firma verpflichtet sich, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, die Mitarbeiter/innen gut und fair zu betreuen.

Finde Sie heraus, wie lange sich das Unternehmen schon am Markt behaupten kann, wieviel Jahre Erfahrung es hat und wie das Image aussieht. Dies könnten das die ausschlaggebenden Hinweise dafür sein, dass dies der richtige Partner für Sie ist.

Im direkten Zusammentreffen können Sie sich ein Bild über die Transparenz des Zeitarbeitsunternehmens machen. Ein guter Partner legt Wert auf Offenheit und Nachvollziehbarkeit. Verträge sollten verständlich erläutert werden, Kalkulationen und Dienstleistung geklärt sein. Auch der Arbeitsschutz sollte angesprochen werden.

Fazit

Mit dem richtigen Personaldienstleister bietet der Einsatz von Leiharbeitnehmer/innen dem Unternehmen die Möglichkeit, flexibler mit Aufträgen und Personalengpässen umzugehen. Die eigene Mannschaft kann unbelastet arbeiten. Das Personalleasing könnte auch als das gut trainiertes und schnell einsetzbares „Reserveteam“ gesehen werden. Hinzu kommt, dass die zeitintensive Suche nach neuem Personal wegfällt.