Home-Office

Tipps für‘s Home-Office – So geht das Arbeiten von Zuhause ganz leicht

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Es gibt immer mehr Unternehmen, die ihren Beschäftigten Home-Office ermöglichen. Beispiele dafür sind große Firmen wie Automattic, Apple oder Dell. Diese und viele weitere Betriebe haben die Vorteile des Home-Office schon längst erkannt.

Plötzlich, quasi über Nacht, springen viele Unternehmen aus Österreich auf den Zug auf. Der Grund dafür ist das Coronavirus, das momentan ganz Europa im Griff hat. Jetzt muss es schnell gehen, um sich auf das Home-Office und die neue Situation einzustellen. Mit unseren Tipps fällt dir zuhause nicht die Decke auf den Kopf und du bleibst produktiv und entspannt.

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Der Traum vom Home-Office?

Wer hat sich nicht schon einmal gedacht, dass das Arbeiten von zu Hause aus der absolute Jackpot wäre? Nie mehr zur Arbeit pendeln. Kein lästiger Stau mehr im Frühverkehr. Und vor allem: Kein Chef, der einem im Nacken sitzt. Das klingt doch perfekt, oder? Doch auch beim Home-Office gibt es Schattenseiten und Rechte und Pflichten, die zu beachten sind.

Home-Office ist leider nicht für alle möglich – hab ich denn kein Recht auf Heimarbeit?

In Österreich gibt es kein verpflichtendes Recht auf Home-Office. Dein Arbeitgeber entscheidet, ob er dir die Möglichkeit der Heimarbeit gibt oder nicht. Außerdem ist es nicht in jedem Beruf möglich, auf Home-Office umzusteigen.

Generell sagt man, dass Home-Office für Personen mit einem „Schreibtischjob“ leichter zu organisieren ist. Und das stimmt auch. Für Angestellte bei Versicherungen, öffentlich Angestellte, wissenschaftliche Mitarbeiter/innen, Marketingmitarbeiter/innen und viele weitere dieser Berufsgruppen, ist das Home-Office schnell eingerichtet.

Derzeit schließen in Österreich die Schulen. Dadurch werden jetzt auch viele Lehrpersonen für eine Übergangszeit von Zuhause aus arbeiten. Für diese Berufsgruppe ist die Situation etwas schwieriger und bedarf einer genauen Planung, um den e-Learning Unterricht bestmöglich zu organisieren.

Für Angestellte mit Endkundenkontakt ist Home-Office kein Thema. Beschäftigte aus dem Handel, Apotheken-Angestellte sowie medizinisches Personal erbringen für unser Land gerade Höchstleistungen. Diesen Berufsgruppen sind wir jetzt besonders dankbar.

Home-Office ist auch mit Kosten verbunden – wer kommt für diese auf?

Hier kommt es ganz auf die Abmachung zwischen Mitarbeiter/in und Unternehmen an. Generell gilt, dass der Arbeitgeber die notwendigen Mittel für das Home-Office zur Verfügung stellt. Das kann zum Beispiel ein Firmenlaptop sein, der zum Arbeiten benötigt wird. Arbeitest du fast ausschließlich von zuhause aus, kann eine Pauschale zur Miete sowie für Strom und Heizkosten beantragt werden.

Die Einrichtung des Arbeitsplatz – muss ich auf besondere Eigenschaften achten?

Wie du dein Home-Office einrichtest, bleibt ganz dir überlassen. Jedoch gibt es bei der Ausstattung einige Punkte, die du besser beachten solltest. Auch bei der Heimarbeit müssen die Bedingungen des Arbeitsschutzes eingehalten werden. Das heißt für dich, dass der Monitor nicht zu klein sein darf, die Beleuchtung stimmen sollte und dass der Datenschutz auch beim Home-Office garantiert sein muss. Daher ist es von Vorteil, wenn der Raum für das Arbeiten verschließbar ist.

Darf mein Chef sich mein Home-Office ansehen kommen und wie sieht es mit den Arbeitszeiten aus?

Ja, dein Chef darf nicht nur – nein, er muss sich – das Home-Office auch ansehen kommen. Nur so kann er sicherstellen, dass der Raum auch wirklich für das Arbeiten geeignet ist und die Datensicherheit gegeben ist. Allerdings müssen die Zutrittsberechtigungen in den schriftlichen Home-Office Regelungen vereinbart werden.

Die Arbeitszeit ist auch im Home-Office dieselbe wie im Arbeitsvertrag festgelegt wurde. Diese sollte auch dokumentiert werden. Dafür kannst du zum Beispiel einen Stundenzettel schreiben oder eine Excel-Tabelle verwenden. Außerdem gelten im Home-Office auch die gleichen Pausenzeiten wie im Büro. Nur weil du von zu Hause aus arbeitest, heißt das nämlich nicht, dass du den ganzen Tag durchschuften musst.

 

Home-Office - FAQ und Tipps zur Umsetzung

 

Die große Umstellung vom Arbeiten im Büro zum Home-Office

Endlich so arbeiten, wie man es selbst will. Doch wer gewohnt ist, regelmäßig und nach einem bestimmten Rhythmus zu arbeiten, für den kann die neue Freiheit schnell zur Herausforderung werden. So kann es schon mal passieren, dass der Arbeitstag im Pyjama stattfindet. Oft wird neben dem Mittagessen gearbeitet oder es werden immer wieder zwischendurch Hausarbeiten erledigt. Dadurch vermischt sich das Berufs- und Privatleben und meist entsteht dabei eine unproduktive Arbeitssituation.

Außerdem gibt es bei der Heimarbeit meist niemanden zum Quatschen. Sicher kann und soll man seine Kolleginnen und Kollegen auch mal anrufen, doch es kommt nicht zu einem kreativen Plausch wie in der Kaffeeküche im Büro.

Sinnvoll ist auch, dass beim Home-Office der Arbeitgeber die Arbeitszeit vorgibt. Somit kannst du nicht Arbeiten, wann und wo du willst. Nein, du solltest zu den vorgegebenen Zeiten deine Arbeit erledigen, dabei bleibt dann auch keine Zeit für andere Tätigkeit, wie den Haushalt. Das ist auch für dich wichtig. Denn ohne genaue Regelung der Arbeitszeite, hast du schließlich auch keinen richtigen Feierabend. Die Verantwortung dafür liegt allerdings bei dir. Du musst dich selbst organisieren und deinen eigenen Zeitplan erstellen.

Tipps, um das Home-Office richtig einzurichten

Laptop auf dem Schoß, ab auf die Couch und los geht’s mit dem Arbeiten. Falsch. Auf Dauer ist diese Position keine gute Idee. Die schlechte Haltung kann zu Nackenschmerzen führen, der Laptop kann Überhitzen und die eigenen Produktivität wird eingeschränkt. Welche Dinge beim Einrichten des Heimarbeitsplatzes wichtig sind, zeigen wir hier.

Der richtige Standort:

Als erstes solltest du dir die richtige Stellfläche für deinen Home-Office Arbeitspatz überlegen. Im besten Fall hast du einen ganzen Raum dafür zu Verfügung. In jedem Fall ist es wichtig, dass der Arbeitsplatz von Tageslicht erhellt wird und du die Möglichkeit hast, regelmäßig zu lüften.

Die passenden Möbel:

Bei den Möbeln ist wohl das Wichtigste, dass du dich an deinem Schreibtisch wohlfühlst. Nimm dir auf jeden Fall auch die Zeit, den Platz vor einem neuen Möbelkauf genau auszumessen. Damit dann auch alles rein passt.

Ordnung am Tisch:

Eine klare aufgeräumte Linie sorgt dafür, dass du dich nicht so leicht ablenken lässt. Also halte dich mit Dekoration lieber etwas zurück. Gut ist auch, wenn du jedem Ordner sowie den anderen Büroutensilien einen fixen Platz zuteilst. Denke auch daran, dass bei Calls und Videokonferenzen deine Arbeitsumgebung einen aufgeräumten Eindruck machen sollte.

Platzorganisation im Home-Office:

Ja, zu jedem Home-Office gehören auch Utensilien, die viel Platz beanspruchen. Zum Beispiel ein Drucker oder Scanner. Wenn diese Geräte nicht regelmäßig verwendet werden, ist es nicht sinnvoll, sie am Schreibtisch abzustellen. Besser sind sie in einem Regal oder unter dem Schreibtisch aufgehoben. Du kannst dir auch eigene kreative Platzlösungen überlegen. Beispielsweise kann man ein Wandregal für den Drucker anbringen oder man stellt ihn in eine ausziehbare Schublade.

Tipps für die Motivation im Home-Office

Nicht jeder ist der Typ für das Arbeiten von Zuhause aus. Auch wenn viele Menschen, die täglich zur Arbeit fahren,  über Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen oder den Druck klagen, fehlt ihnen genau das, wenn sie zur Heimarbeit wechseln. Mit diesen Tipps sorgst du für mehr Motivation im Home-Office:

Schaff dir einen Arbeitsplatz:

Ungeschminkt, im Schlafanzug auf der Couch – so sieht bei vielen das Bild vom Home-Office aus. Das man so nicht motiviert arbeiten kann, versteht sich von selbst. Als erstes musst du für einen fixen Arbeitsplatz sorgen. Dieser ist am besten vom Wohnbereich getrennt.

Erstelle deinen geregelten Tagesablauf:

Am besten du startest deinen Arbeitstag im Home-Office zur selben Zeiten wie im Büro. Im Tagesverlauf ist es gut, immer wieder mal aufzustehen. Hol dir was zu trinken oder einen Apfel, um konzentriert zu bleiben. Halte auch deine Mittagspause ein. Es hilft, wenn du diese jeden Tag zur selben Zeit machst. Auch deinen Feierabend solltest du möglichst immer gleich einleiten. Achte aber darauf, dass du nicht ständig nach Dienstschluss noch weiterarbeitest.

Zieh dich morgens normal an:

Setzt dich nicht im Pyjama zum Schreibtisch und fange an zu arbeiten. Es hilft schon, wenn du dich einfach soweit fertig machst, das du dein Zuhause spontan verlassen könntest. Das steigert deine Produktivität und die Motivation.

Geh auch mental zu Arbeit:

Wenn man im Home-Office arbeitet, fällt der Weg zum Büro weg. Diesen Weg brauchen aber viele Menschen, um sich auf das Arbeiten einstellen zu können. Für das Arbeiten von Zuhause aus ist es wie oben beschrieben wichtig, sich fertigzumachen, um sich auch mental auf das Arbeiten vorbereiten zu können.

Erstelle dir To-Do-Listen:

Mit diesem simplen Trick verlierst du nie den Überblick darüber, was zu tun ist. Nicht nur das Durchstreichen und Abhaken von Aufgaben tut gut, so kannst du dir deinen Tag auch gleichzeitig besser einteilen.

Lass dich nicht ablenken:

Auch wenn es oft schwierig ist, lass dich nicht während der Arbeit von Familie oder Freundinnen und Freunden ablenken. Stelle dazu am besten Regeln auf, damit auch jeder weiß, wann du arbeitest und wann du Zeit hast. Machst du das nicht, kann es sein, dass dich dieser Punkt bei der Heimarbeit immer bremsen wird.

 

 

Home Office mit Kindern

Wegen der Corona-Krise arbeiten viele Eltern derzeit im Home-Office und betreuen ihre Kinder nebenbei. Damit das gut funktioniert, braucht es klare Regeln und ein gewisses Maß an Gelassenheit. Aber auch bei der Sicherheit ist einiges zu beachten. Schwierig ist es vor allem für jene, die normalerweise nicht im Home-Office arbeiten. Diese müssen sich von Grund auf erstmal strukturieren und einrichten. Und jeder, der kleine Kinder zu Hause hat, weiß auch, dass nebenbei nichts so einfach geht. Daher haben wir hier ein paar Tipps, wie Home-Office neben den Kindern reibungslos funktioniert.

Regeln im Home-Office

Stress und Hektik übertragen sich bekanntlich auf Kinder. Somit werden Gelassenheit und eine klare Struktur der Abläufe nötig. In erste Linie ist es hilfreich, wenn man dem Kind erklärt, das man sich für eine bestimmte Zeit voll konzentrieren muss. Vereinbare Zeiten mit deinem Kind, in welchem es sich selbst beschäftigen muss und Zeiten, wo ihr gemeinsam etwas macht. (Natürlich ist das auch abhängig vom Alter deiner Kinder).

Dabei ist es aber besonders wichtig, dass diese gemeinsamen Zeiten auch von den Eltern eingehalten werden. Ein klar strukturierter Tagesablauf ist ebenfalls wichtig. Nicht nur für das Kind, sondern auch für die Arbeit im Home-Office ist dieser sinnvoll. Dabei kann man das Kind mit in die Planung einbeziehen, so werden die neuen Strukturen eher angenommen.

Neue Strukturen für den Tagesablauf

Kommt dein Kind schwer aus dem Bett, kannst du es ruhig länger schlafen lassen. Denn dann kannst du schon einen Teil deiner Arbeit erledigen und anschließend mit dem Kind gemeinsam frühstücken. Es ist ebenfalls wichtig, sich zu überlegen, was die Kinder tun können, wenn sie nicht lernen müssen. Zum Beispiel kann man Spiele spielen, neue erfinden oder malen. Es empfiehlt sich, von Montag bis Freitag denselben Tagesablauf zu haben. Dieser macht es nicht nur den Kindern leichter, sondern auch den Eltern.

Tipps für die Sicherheit bei der Heimarbeit

Da das Home-Office viele sehr unerwartet trifft, stellt sich oft die Frage nach der Sicherheit. Empfehlenswert ist die Verwendung des Firmengeräts, sofern man eines bekommen hat. Denn die Firmengeräte sollten möglichst auf dem neuesten Sicherheitsstand sein. Wichtig dabei ist, das Gerät ausschließlich für die Arbeit zu verwenden. Ein bisschen privates Surfen ist in Ordnung, doch lade keine Dateien herunter oder streame etwas online. Denn das sind die potenziell unsicheren Aktivitäten, wodurch es zu Sicherheitsrisiken kommen kann.

Achtung auch vor Cybercrime. Zum Coronavirus sind zum Beispiel schon E-Mails im Umlauf, die neueste Informationen enthalten sollen. Klickst du dann auf einen Link in dieser E-Mail, wird Schadsoftware installiert. Vorsicht auch bei E-Mails, die versprechen, dass das Home-Office besser funktioniert, wenn man eine gewisse Software installiert. Hier ist es besser bei Vorgesetzten nachzufragen, bevor man etwas auf den Rechner ladet.

Die Vorteile und Nachteile

Welche Vorteile und Nachteile das Home-Office wirklich hat, hängt stark von deiner Persönlichkeit ab. Für manche ist es sicher ein Pluspunkt, mit Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen nur mehr gezielt in Kontakt zu treten. Anderen werden genau diese sozialen Kontakte fehlen. Für viele ist der Weg zur Arbeit nervenaufreibend und sie sind froh, wenn sie diesen Weg nicht mehr bestreiten müssen. Andere brauchen das bewusste Verlassen des Zuhauses, um sich auch mental auf die Arbeit einzustimmen. Ihr merkt schon, die Vorteile und Nachteile sind schwer zu definieren, da sie ganz von euch abhängig sind.

Allgemeine Vorteile:

  • Leistung der Mitarbeiter/innen steigert sich, man arbeitet produktiver im Home-Office
  • Die Fehlzeiten nehmen ab, da man sich nicht mehr gegenseitig ansteckt
  • Man arbeitet konzentrierter, weil es weniger Ablenkung gibt
  • Mitarbeiter/innen sind mit ihrer Arbeit zufriedener

Allgemeine Nachteile:

  • Die Aufstiegschancen sinken, es fällt schwerer, Erfolge sichtbar zu machen
  • Es gibt für Beschäftigte im Home-Office seltener eine Gehaltserhöhung
  • Chef/innen nehmen die höhere Leistung oft nicht wahr
  • Privatleben und Arbeitsleben drohen zu verschmelzen

Fazit

Regeln und ein geregelter Ablauf im Home-Office sind wichtig. Lege dir am besten den für dich passenden Tagesablauf zurecht und beginne jeden Wochentag gleich. Vor allem am Anfang hilft dir diese Routine, gut durch den Tag zu kommen. In der momentanen Corona-Pandemie wird es vielen Beschäftigten ermöglicht, von zuhause aus zu arbeiten, um sich selbst zu schützen. Willst du generell mehr im Home-Office arbeiten ist es sinnvoll, sich die Woche aufzuteilen: Ein paar Tage im Büro, den Rest im Home-Office.  So bekommst du alles Wichtige im Büro mit und deine sozialen Kontakte bleiben bestehen.

Auch im Home-Office ist es wichtig, dass du dir eine Mittagspause gönnst. Steh auch mal zwischen durch auf, streck dich und bewege dich ein paar Schritte durch dein Zuhause. Richte dir am besten einen eigenen Arbeitsplatz ein, den du von Ablenkungen befreist. Für uns haben sich To-Do-Listen super bewährt, um den Tag gut einteilen zu können. Überlege dir ein für dich passendendes System, mit dem du dir deinen Tag und deine Arbeiten gut strukturieren kannst. Und ganz wichtig: Arbeite nicht im Pyjama.