Interne Kommunikation – So wird der Unternehmenserfolg gesteigert!

Eine gut funktionierende, ehrliche und transparente interne Kommunikation trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg, zur Mitarbeitermotivation sowie zur Mitarbeiterbindung bei. Es ist bewiesen, dass eine transparente Kommunikation im Unternehmen die Mitarbeiterfluktration minimiert und die Produktivität steigert. Denn wenn Mitarbeiter/innen das Unternehmen verlassen, stellt dies für Unternehmen auch einen Wissensverlust dar. Dies gilt es zu vermeiden und dabei kommt die interne Kommunikation ins Spiel. Hier geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in dieses Thema, stellen Ihnen gängige Tools vor und geben Ihnen hilfreiche Tipps, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern.

Sie erfahren mehr über:

• Was ist interne Kommunikation?
• Konzepte für die interne Kommunikation
• Vorteile einer guten unternehmensinternen Kommunikation
• Interne und externe Kommunikation im Einklang
• Die interne Kommunikation nimmt Einfluss auf die Unternehmenskultur
• Eine bessere Mitarbeiterkommunikation für mehr Mitarbeitermotivation
• Instrumente für die interne Kommunikation
• Unsere Tipps für eine funktionierende interne Kommunikation

Was ist interne Kommunikation?

Bei der internen Kommunikation geht es um die verbale sowie die nonverbale Kommunikation im Unternehmen. Dabei spielt die Kommunikation des Managementteams mit den Mitarbeiter/innen ebenso wie der Austausch der Mitarbeiter/innen untereinander eine Rolle. Dazu werden unterschiedliche Kommunikationsinstrumente eingesetzt. Unterschieden wird dabei zwischen der formellen und der informellen Kommunikation. Zu der informellen Kommunikation gehört alles, was sich zum Beispiel über den Flurfunk oder die Gerüchteküche verbreitet. Die formelle Kommunikation umfasst alle Informationen, welche über spezifische Kommunikationsinstrumente an die Belegschaft verteilt werden.

Das versteckte Potential der internen Kommunikation haben bereits ein Großteil der Unternehmen erkannt und daher auf ihre Prioritätenliste gesetzt. Denn ist die interne Kommunikation strategisch geplant und wird diese mit effizienten Maßnahmen umgesetzt, trägt das maßgeblich zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Oft versuchen die Kommunikationsbeauftragten im Unternehmen verschiedene Tools auszuprobieren und vergessen dabei die Kommunikation an der Basis zu verbessern. Dadurch wird es schnell unübersichtlich, weil meist viele unterschiedliche Tools genutzt werden, welche von den Mitarbeiter/innen meist nicht so angenommen werden.

Die Kommunikationsgewohnheiten von uns Menschen ändern sich durch die fortschreitende Entwicklung sehr schnell, vor allem im digitalen Bereich. Daher ist es auch bei der internen Kommunikation sehr wichtig, diese dynamisch an die neuen Formen des Austausches anzupassen, damit sie mit Ihrer Bezugsgruppe im Kontakt bleiben.

Konzepte für die internen Kommunikation

Inhaltlich ist die interne Kommunikation in vier Säulen unterteilt:

• Information
• Dialog
• Motivation
• Wissenstransfer

Information

Das große Ziel der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ist die Weitergabe von Informationen, welche für alle oder einen Teil der Mitarbeiter/innen relevant ist. Daher ist dieser Punkt von zentraler Bedeutung, denn ohne das erfolgreiche Weitergeben von relevanten Informationen können die drei weiteren Säulen nicht existieren. PR, das strategische Marketing und die externe Kommunikation allein sind für den Unternehmenserfolg nicht mehr ausreichend. Das haben laut einer Studie bereits circa 77 Prozent der Unternehmen erkannt und setzten daher vermehr auf eine funktionierende interne Kommunikation.

Dialog

Die Informationsverbreitung bei der unternehmensinternen Kommunikation erfolgt in eine Richtung. Dennoch ist hier der Dialog ebenso von Bedeutung. Denn Mitarbeiter/innen sollen nicht nur passiv Informationen erhalten, sondern auch auf diese reagieren. Gewünscht ist es, dass die Belegschaft mit dem Managementteam und den anderen Teammitgliedern in Kontakt treten und sich austauschen.

Motivation

Eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation führt zu einer besseren Mitarbeitermotivation, was ein wichtiges Ziel der internen Kommunikation ist. Denn transparente und effiziente Kommunikation mit dem Team sorgt für eine steigende Mitarbeitermotivation und führt daher zu höheren Leistungen. Außerdem nimmt die Mitarbeiterfluktuation dadurch ebenfalls ab und das Unternehmen kann einen großen Wissensverlust vorbeugen.

Wissenstransfer

Wenn ein/e Mitarbeiter/in das Unternehmen verlässt, so besteht auch die Gefahr, dass diese/r das angesammelte Wissen mitnimmt, ohne es vorab mit Kolleg/innen oder Führungskräften zu teilen. Daher spielt auch der Transfer von Wissen bei der internen Kommunikation eine wesentliche Rolle. Mitarbeiter/innen sollen die Möglichkeit haben, ihr Wissen zu veröffentlichen oder zu teilen, so haben sie auch die Chance, Anerkennung der Führungskräfte oder anderer Teammitglieder zu bekommen, was wiederum ebenfalls die Motivation steigern kann.

Vorteile einer guten internen Kommunikation

Wie bereits erwähnt, sorgt eine gut funktionierende Kommunikation für eine erhöhte Mitarbeitermotivation. Ebenso wird die Mitarbeiterbindung gestärkt und es kommt daher zu einem geringeren Personalwechsel im Unternehmen. Damit wird der Wissensverlust für Unternehmen minimiert. Die interne Kommunikation hat einen wesentlichen Einfluss auf die Zufriedenheit der Arbeitnehmer/innen. Schon allein deshalb ist es wichtig, in Ihrem Unternehmen eine für alle Seiten zufriedenstellende Kommunikation, besonders zwischen der Belegschaft, anzustreben. Dadurch sorgen Sie zum einen für eine klare Aufgabenzuweisung, wodurch sich ein korrekter Ablauf der Arbeitsschritte ergibt. Ebenso wird damit die Corporate Identity gestärkt und es wird ein Gemeinschaftsgefühl sowie Verbundenheit erzeugt.

Interne und externe Kommunikation im Einklang

Die interne und die externe Kommunikation sollte im Einklang zu einander stehen und dahingehend abgestimmt werden, um Widersprüche zu vermeiden. Bei der externen Kommunikation geht es um alle Kommunikationskanäle, welche Informationen an Kunden, Partner oder Lieferanten vermitteln. Das Ziel dabei ist es, diese an das Unternehmen und das Angebot zu binden. Zudem werden oft auch Themen der internen Kommunikation teilweise über die Öffentlichkeitsarbeit sowie das Marketing nach draußen transportiert. Damit wird für die Kundschaft, Partnerfirmen oder Lieferanten eine transparente Kommunikation geschaffen.

Die interne Kommunikation nimmt Einfluss auf die Unternehmenskultur

Bei der Unternehmenskultur spricht man von einer Grundgesamtheit der Werte, Normen und Einstellungen des Unternehmens, welche die Entscheidungen, das Handeln und das Verhalten des Unternehmens prägen. Die Unternehmenskultur ist ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche und produktive Zusammenarbeit im Unternehmen. Diese wird von den Führungskräften mitgeprägt und im idealen Fall auch vorgelebt. Denn wenn das Managementteam die Werte und Normen des Unternehmens nicht glaubhaft lebt, werden diese von der Belegschaft nur schwer anerkannt, verinnerlicht und gelebt. Eine nachhaltige und werteorientierte Unternehmenskultur beeinflusst ebenso die Mitarbeitermotivation. Eine besonders gut umgesetzte Unternehmenskultur kann daher ebenfalls zu einer Leistungssteigerung der Mitarbeiter/innen führen.

Eine bessere Mitarbeiterkommunikation für mehr Mitarbeitermotivation

Das Gehalt allein motiviert Mitarbeiter/innen schon lange nicht mehr, dies wurde bereits von mehreren Studien bestätigt. Viel wichtiger ist die Anerkennung der Arbeitsleistung und die Teamzugehörigkeit geworden. Daher beginnt eine erfolgreiche interne Kommunikation und die damit einhergehende Mitarbeitermotivation bei regelmäßigen Feedbackgesprächen. Diese sollten Sie unbedingt in Ihrem Unternehmen einführen. Die Mitarbeitergespräche sollten mindestens zweimal im Jahr stattfinden. Dabei sollen die Ergebnisse der messbaren Ziele des jeweiligen Teammitglieds besprochen werden und auf die persönlichen Entwicklungsziele eingegangen werden.

Im Anschluss sollte es immer auch die Möglichkeit geben, dass das Teammitglied auch ein Feedback an den/die Vorgesetzte/n richtet. Damit wird die Zusammenarbeit verbessert und man kann den Verbesserungsbedarf entsprechend erheben und dahingehend weiterentwickeln. Nicht umsonst sind Feedbackgespräche ein zentraler Baustein einer erfolgreichen Mitarbeiterführung. Außerdem sollten Unternehmen darauf achten, dass es auch einen offenen Austausch unter der Belegschaft gibt. Denn so können sich Mitarbeiter/innen gegenseitig unterstützen, weiterentwickeln und sich gegenseitig fördern. Somit wird gleichzeitig auch der Teamzusammenhalt gestärkt, was zu einem besseren Arbeitsklima beiträgt.

Instrumente für die interne Kommunikation

Da es bei der internen Kommunikation oft vorkommt, dass zu viele unterschiedliche Ideen ausprobiert werden und zu viele verschiedene Tools verwendet werden, schaffen wir hier einen Überblick über die wesentlichen Anwendungen in diesem Gebiet.

Das Intranet

Dieses eignet sich perfekt, um Kommunikationswege abzukürzen. Hier kann man Informationen gesammelt auf einer Plattform zur Verfügung stellen. Damit kann man sämtliche Inhalte schnell und effizient untereinander teilen. Das Intranet ist ein geschlossenes Rechennetzwerk und nur bestimmten Personen oder Organisationen zugänglich. Hier können Neuigkeiten und Ankündigungen übersichtlich dargestellt werden. Leider hat dieses hohe Anschaffungs- und Wartungskosten und ist daher meist nur für mittlere bis große Unternehmen umsetzbar.

Ein interner Blog als Instrument der internen Kommunikation

Meist wird das Führen eines Blogs als reines Mittel für die externe Kommunikation gesehen. Doch damit werden die Potentiale für die interne Kommunikation übersehen. Denn ein Blog eignet sich ebenso als zentrale Informationsschnittstelle, wo über die aktuellen Geschehnisse der Firma informiert werden kann. Ein Beispiel für einen gelungenen internen Blog ist der Lehrlingsblog der Voest Alpine. Weiters kann man den Blog auch zur Weiterbildung der Mitarbeiter/innen nutzen.

Der interne Newsletter – ein alter Klassiker

Das Versenden von internen Newsletter gibt es schon länger. Dies ist ein beliebtes Instrument der internen Kommunikation und dient meist dazu, über aktuelle Themen zu informieren. Dieser wird nur an bestimmte Personen oder Organisationen ausgesendet und dient rein dem internen Informationsfluss.

Wiki als Tool für die interne Kommunikation

Unter einem Wiki versteht man eine Website, deren Inhalt nur bestimmten Personen oder Organisationen zugänglich ist. Diese können die Informationen dort gleichzeitig verändern oder ergänzen. So kann man dieses als Informationsquelle nutzen und im gleichen Zug auch mit neuem Wissen anreichern. Sinn ist es, dort alle Unternehmensinformationen zugänglich zu machen, so können Mitarbeiter/innen alle Antworten auf Ihre Fragen an einem Ort finden und müssen nicht die Kolleg/innen mit Fragen löchern. Außerdem eignet sich ein Wiki perfekt zur Informationsbündelung und um diese zu organisieren.

Videokonferenzen zum Informationsaustausch

Mit Anbietern wie Skype, Google Hangouts oder Zoom können Informationen mit den Kolleg/innen ganz einfach und leicht ausgetauscht und abgeglichen werden. Im Gegensatz zu Telefonkonferenzen sieht man hier die Mimik und Gestik der Teilnehmer/innen und Missverständnisse können so vermieden werden. Außerdem kann man hier Präsentationen für alle sichtbar machen. Besonders bei örtlich getrennten Teams bieten sich Videokonferenzen an.

Webinar

Webinare bieten sich besonders gut an, um Sachverhalte, welche visuelle Unterstützung benötigen, einer Masse zugänglich zu machen. Wenn die Videokonferenz an ihre Grenzen gelangt, dann kommt das Webinar zum Einsatz. Hier sind mehrere hundert Teilnehmer/innen problemlos möglich.

Podcast

In der internen Kommunikation ist die Nutzung von Podcasts noch relativ jung. Dennoch eignet sich dieses Tool besonders gut, um grundlegende Informationen einfach zu verbreiten. So kann man dieses Format nutzen, um die Firmenphilosophie vorzustellen oder spezielle Themenschwerpunkte von Experten präsentieren zu lassen. Vorteil hierbei sind die geringen Produktionskosten und das man damit eine große Belegschaft leicht erreichen kann.

Projektmanagement-Tools für die interne Kommunikation

Tools um die Zusammenarbeit in Teams zu organisieren, gibt es mittlerweile fast schon wie Sand am Meer. Dazu gehören Anbieter wie Trello oder Asana. Diese ermöglichen es, effizient zu arbeiten und das ganz ohne Mail- oder Datei-Chaos zu erzeugen.

Mitarbeiterfeedback

Mittlerweile gibt es einige Tools, um anonym das Feedback ihrer Mitarbeiter/innen einzuholen. So kann man Quellen der Unzufriedenheit schnell entdecken und diesen rasch entgegensteuern. Außerdem erkennt man so auch sehr gut, welche Dinge bereits gut laufen und kann diese ganz gezielt weiterentwickeln. Diese Tools bieten sich ergänzend zu Feedbackgesprächen an.

Unsere Tipps für eine funktionierende interne Kommunikation

Um die Umsetzung einer funktionierenden internen Kommunikation zu erleichtern, haben wir hier ein paar Tipps zusammengefasst.

Erster Tipp: Die interne Kommunikation ist ein Dialog

Immer noch wird die interne Kommunikation als eine Top-Down-Kommunikation gesehen und so umgesetzt. Doch die bloße Übermittlung von Informationen an die Belegschaft ist keine funktionierende interne Kommunikation. Denn diese ist vor allem als Dialog zu sehen. Denn es sollen bei der internen Kommunikation nicht nur reibungslose Informationsflüsse sichergestellt, sondern auch eine Kultur der Kooperation etabliert werden. Daher sind regelmäßige Versammlungen wichtig, um einen Dialog herzustellen.

Zweiter Tipp: Ein ganzheitliches Kommunikationsmanagement integrieren

Die externe und die interne Kommunikation sollen nicht getrennt voneinander stattfinden. Diese beiden Bereiche sollen vernetzt werden. Daher ist es wichtig, diese Sparten gemeinsam zu betrachten. So ist es wichtig, zum Beispiel Stellenkürzungen zuerst an die Belegschaft zu kommunizieren und dann an die Presse.

Dritter Tipp: Planung ist auch bei der internen Kommunikation unerlässlich

Die schlichte Umsetzung von punktuellen Maßnahmen erzielt meist keine nachhaltige Wirkung. Denn auch die interne Kommunikation erfordert Zeit und Kontinuität. Daher sollte auch diese genau planen ohne dabei die regelmäßige Bedarfsermittlung zu vergessen.

Vierter Tipp: Strukturen für den internen Austausch sind wichtig

Damit ein Austausch zwischen den Mitarbeiter/innen stattfinden kann, müssen dahingehend Strukturen vorhanden sein. Zum Beispiel können sie Mitarbeitergruppen in den Netzwerken erstellen. Damit kann man auch gleichzeitig die Gemeinschaft stärken.

Unser Fazit zur internen Kommunikation

Wie so vieles ist auch die Kommunikation schneller, komplexer und unübersichtlicher geworden. Dafür haben vor allem technische Weiterentwicklungen und die Integration von sozialen Netzwerken gesorgt. Daraus sind viele verschiedene neue Tools zur internen Kommunikation entstanden. Wichtig ist es, dass Sie sich bei der Nutzung von unterschiedlichen Tools auf zwei bis drei unterschiedliche beschränken. Sonst wird es unübersichtlich und es wirkt für die Mitarbeiter/innen eher abschreckend diese zu nutzen. Vergessen Sie bei der internen Kommunikation auch niemals deren Zweck. Denn es geht hier um die Bereitstellung von Know-How, das Verknüpfen von Wissen, Kompetenzen zu erweitern und es soll eine Möglichkeit geboten werden, um sich uneingeschränkt über das Unternehmen zu informieren.