So klappt die Urlaubsplanung im Unternehmen
Wir sehnen ihn herbei und freuen uns das ganze Jahr auf ihn: den Urlaub. Doch was uns glückselige Momente beschert, bringt Arbeitgeber*innen zusätzlich ins Schwitzen. Damit Österreichs Arbeitgeber*innen der Urlaubszeit ebenso relaxed entgegenblicken können, haben wir die besten Tipps für die völlig entspannte Urlaubsplanung im Unternehmen zusammengefasst.
Richtlinien für die Urlaubsplanung
Damit die Urlaubsplanung in Ihrem Unternehmen reibungslos über die Bühne geht, sollten Sie die Richtlinien dazu offen kommunizieren. Diese Richtlinien müssen allen bekannt und klar verständlich sein.
Gibt es Personen, die bei der Urlaubsplanung den Vortritt haben?
Wenn es im Unternehmen Personen gibt, die aus gesundheitlichen oder sozialen Gründen bei der Urlaubsplanung den Vortritt haben, muss dies kommuniziert werden. Eltern mit Kindern wegen den Schulferien oder auch wichtige religiöse Feiertage können Gründe für einen Vortritt rechtfertigen. Damit auch neue Mitarbeiter*innen in einem Unternehmen über solch ein Vorgehen Bescheid wissen, sollte es bereits beim Vorstellungsgespräch besprochen werden. Geschieht dies nicht, sollte dies spätestens im Onboarding nachgeholt werden.
Um Streitigkeiten während der Urlaubsplanung im Unternehmen zu vermeiden, sollten Sie den Überblick behalten.
Bis wann muss die Urlaubsplanung abgeschlossen sein?
Legen Sie in den transparent kommunizierten Unternehmensrichtlinien zum Thema Urlaubsplanung genau fest, bis wann diese abgeschlossen sein soll. Setzten Sie eine Frist. Kann diese Frist wegen Streitigkeiten nicht eingehalten werden, haben Sie so noch genug Zeit eine zufriedenstellende Lösung für alle Beteiligten zu finden.
Warum ist die Urlaubsplanung im Unternehmen heikel?
Es ist wichtig, dass es bei der Urlaubsplanung im Unternehmen zu keinen Ungerechtigkeiten kommt. Das führt zu Streit und Frustration. Als Arbeitgeber*in wissen Sie, dass nur zufriedene Mitarbeiter*innen gute Arbeit leisten. Bekommt immer der*die Mitarbeiter*in die beliebten Urlaubstage, der*die am schnellsten ist, wird sich in kürzester Zeit Unmut im Betrieb breitmachen. Achten Sie also darauf, dass jede*r einmal zum Zug kommt. Das mag zwar nicht jedem*r gefallen, es ist allerdings fair.
Die Urlaubsplanung im Unternehmen betrifft natürlich auch das Geschäft selbst. In den meisten Unternehmen gibt es Stoßzeiten, in denen zu wenig Person fatal wäre. Um Personalengpässe zu vermeiden, kann eine Personalbedarfserhebung hilfreich sein. Wann braucht man die meisten Mitarbeiter*innen? Daraus ergibt sich dann die Anzahl der Urlaubsgenehmigungen für den jeweiligen Zeitraum.
Unser Tipp: Bei größeren Unternehmen oder einer Vielzahl von anderen Aufgaben, die Sie erledigen müssen, kann es für die Zeit der Urlaubsplanung hilfreich sein, sich eine*n Assistent*in zu holen, der*die Sie unterstützt.
Dürfen Urlaubsanträge abgelehnt werden?
Grundsätzlich darf der*die Arbeitgeber*in Urlaubsansuchen nur dann ablehnen, wenn es zu Terminkollisionen oder Personalengpässen kommt. Urlaubssperren werden im österreichischen Arbeitsrecht als “beschränktes Urlaubsverbot” betitelt und dürfen nur eingefordert werden, wenn es “besondere betriebliche Erfordernisse” gibt. Wurde ein Urlaubsantrag allerdings bewilligt, kann er nicht einfach gestrichen werden. (Einzige Ausnahme = Unternehmensexistenz ist akut gefährdet)
Herrscht in einem Unternehmen ein gutes Betriebsklima, funktioniert die Urlaubsplanung einwandfrei. Kommunikation als Lösung für eine erfolgreiche Urlaubsplanung.
Urlaubsplanung im Unternehmen kann auch einen Betriebsurlaub beinhalten
Mit einem Betriebsurlaub könnten Sie Ihr Unternehmen einen bestimmten Zeitraum schließen und somit die Möglichkeit schaffen, dass alle Mitarbeiter*innen gleichzeitig in Urlaub gehen können. Häufig ist das die Woche über Weihnachten und/oder Silvester.
ACHTUNG: Betriebsurlaub darf nicht einseitig angeordnet werden. Beide Parteien, also Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber*in müssen einverstanden sein.
Am besten machen Sie den Betriebsurlaub zu einem fixen Bestandteil des Arbeitsvertrages Ihrer Mitarbeiter*innen. Ihre Belegschaft muss trotz fixiertem Betriebsurlaub genügten Urlaubstage zur freien Verfügung haben. Das bedeutet, Sie dürfen maximal 14 Tage Betriebsurlaub anordnen.
Was geschieht, wenn ein*e Arbeitnehmer*in im Urlaub erkrankt?
Erkrankt ein*e Arbeitnehmer*in im Urlaub, kann er*sie ihre Urlaubstage zurückholen, wenn die Krankenstandtage auf Werktage fallen und länger als 3 Kalendertage dauern.
Zusätzlich muss ihr*e Mitarbeiter*in nachweisen, dass er*sie den Krankenstand nicht grob fahrlässig herbeigeführt hat. Er*sie muss Ihnen rechtzeitig Bescheid geben und beim Wiederantritt eine ärztliche Bestätigung vorweisen. Offizielle Krankenstandstage müssen Sie dann erneut in der Urlaubsplanung Ihres Unternehmens berücksichtigen.
Urlaubsvertretung
In der Urlaubsplanung eines Unternehmens müssen Sie auch immer die Urlaubsvertretung berücksichtigen. Kolleg*innen müssen ordentlich vertreten werden. Führen Sie für die Übergabe ein Übergabeprotokoll für Ihre Mitarbeiter*innen ein.
Erklären Sie Ihren Mitarbeiter*innen die Wichtigkeit einer sorgsamen Übergabe und des Übergabeprotokolls.
Was sollte so ein Übergabeprotokoll enthalten?
Checkliste für Mitarbeiter*innen vor Urlaubsantritt
Damit der Urlaub für den*die Urlauber*in entspannt ist und die Kolleg*innen keine böse Überraschung erleben, kann eine Checkliste zur Urlaubsplanung eingeführt werden. Diese Checkliste enthält dann die essenziellsten Punkte, die Ihre Mitarbeiter*innen vor Urlaubsantritt erledigen sollten.
Zum Beispiel:
Digitale Tools zur Urlaubsplanung im Unternehmen
Wer möchte, kann auch digitale Urlaubsplaner-Tools nutzen, um die Urlaubsplanung im Unternehmen zu vereinfachen. Durch die Nutzung eines solchen Tools kann man leicht den Überblick behalten und hat immer die aktuellste Version des Urlaubsplans vor Augen, da Urlaubsanträge gleich direkt gestellt und von ihnen per Klick genehmigt werden können. So ersparen Sie sich Zeit und Nerven.
