Offboarding: Der professionelle Weg, Mitabeiter/innen zu verabschieden

Viele HR-Abteillungen haben sich bereits auf ein perfektes Onboarding spezialisiert. Doch was ist, wenn ein/e Mitarbeiter/in nun doch das Unternehmen verlässt? Haben Sie schon daran gedacht, dem Offboarding-Prozess die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken? Die Verabschiedung eines Teammitglieds ist für viele eine unangenehme und undankbare Aufgabe und laufenden Projekten wird meist mehr Priorität verliehen.

Wenn sich die Wege trennen, ist es für das Unternehmen meistens mit einem großen Verlust verbunden. Jede/r Arbeitnehmer/in hat ein gewissen Know-How, welches verloren geht. Besonders bei Führungskräften oder langjährigen Unternehmensmitgliedern ist ein umfangreiches Offboarding mehr als nur angemessen. Wie Sie mit dem Abschied des Mitarbeiters korrekt umgehen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

1. Offboarding – worum geht es eigentlich?
2. Bleiben Sie menschlich!
3. Nehmen Sie sich Zeit für das Offboarding
4. Die Kommunikation im Exit Management
5. Vergessen Sie nicht auf die restliche Mannschaft 
6. Alle Vorteile von einem guten Offboarding auf einem Blick
7. Austrittsgespräche zu Ihrem Gunsten nutzen: Können wir uns kurz unterhalten?
8. Sie müssen jemanden entlassen? Wie Sie Ihre Mitarbeiter/innen auf ihrem weiteren Weg unterstützen können
9. Der organisatorische Prozess beim Offboarding
10. Bleiben Sie positiv

Offboarding – worum geht es eigentlich?

Offboarding ist auch bekannt als Exit-Management. Das Personalmanagement ist für einen professionell organisierten Austritt des Teammitglieds verantwortlich. Mit einem klaren Ziel: Dass eine positive Atmosphäre für den/der aus dem Unternehmen Scheidenden gestaltet wird. Warum? Weil nicht nur der erste Eindruck zählt, sondern vor allem der letzte!

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei verschiedenen Prozessen, die dabei unterstützen sollen, korrekt aus dem Unternehmen auszuscheiden. Wesentlich für beide Prozesse sind ein reibungsloser Ablauf und vor allem die gegenseitige Wertschätzung.

• Der technische bzw. systematische Prozess
• Der sozio-emotionale Prozess (Austrittsinterview)

Bleiben Sie menschlich!

Die Beweggründe für eine Kündigung könnten nicht unterschiedlicher sein: Berufliche Neuorientierung, eine veränderte Lebenssituation oder vielleicht doch eine gewisse Unzufriedenheit im Job? Jedes Arbeitsverhältnis hat irgendwann ein Ende. Auch wenn die Trennung von langjährigen und geschätzten Angestellten für das Unternehmen schmerzhaft ist, sollten Sie es nicht persönlich nehmen! Versuchen Sie eine saubere Trennung über die Bühne zu bringen.

Andere Kriterien für eine Kündigung können auch z. B. das Ausscheiden aus Altersgründen, ein plötzlicher Todesfall oder ein schwerer Unfall, der einen von heute auf morgen berufsunfähig macht, sein. Sie haben mit aller Kraft versucht, das Unternehmen voranzutreiben. Sie gingen vielleicht auch an ihre letzten Kräfte bis hin zum Burnout. Ihr/e Mitarbeiter/in hat bestimmt viel Kraft und Engagement in seinen/ihren Job investiert und war vielleicht auch viele Jahre in Ihrem Unternehmen tätig. Vergessen Sie deshalb niemals die Definition des Human Resources und bleiben Sie vor allem immer menschlich. Es zählt nicht immer nur die technische Seite.

Nehmen Sie sich Zeit für das Offboarding

Wenn Sie der Meinung sind, dass Offboarding unnötig und lediglich verschwendete Zeit für Sie ist, dann denken Sie leider falsch. Denn eine Investition trägt Früchte in Form von einer stärkeren Mitarbeiterbindung und einer höheren Mitarbeiterengagement. Mitarbeiterführung ist einfach das A und O in jedem Unternehmen. Zudem erleichtert ein überlegtes Exit Management den beidseitigen Abschied enorm. Wenn Sie allerdings von einer hohen Personalfluktuation betroffen sind, dann sollten sie über ihre Mitarbeiterzufriedenheit nachdenken.

Die Kommunikation im Exit Management

Wie Sie bereits merken, stellt die Kommunikation im Offboarding die Königsdisziplin dar. Nicht nur mit Arbeitnehmer/innen, die das Dienstverhältnis beenden, sondern auch mit der weiterhin bestehenden Mannschaft. Nichts ist schlimmer als eine Gerüchteküche, die Ungewissheit und Unruhe im Team vorantreibt.

Informieren Sie also schnellstmöglich andere Führungskräfte und die Personalabteilung über die Kündigung, damit Sie eine schlechte Stimmung im Team vermeiden. Oftmals werden auch bereits (nicht nur in größeren Unternehmen) E-Mail Aussendungen gemacht. Haben Sie diesen Weg schonmal ausprobiert? Somit können Sie sich sinngemäß bedanken und bieten im gleichen Zuge den anderen an, sich bei Fragen jederzeit an die Abteilungsleitung wenden zu können. Diese offene und transparente Kommunikation ist im Offboarding notwendig.

Vergessen Sie nicht auf die restliche Mannschaft!

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, dann heißt es für die restliche Mannschaft auch, dass eventuell eine neue Aufgabenverteilung vorgenommen werden muss oder ein höherer Arbeitsaufwand auf Sie zukommen wird. Dieser erhöhte Workload wird nicht jeden gleichermaßen erfreuen. Stellen Sie sicher, dass eine ordentliche und fachgerechte Überabe erfolgt und das Know-How an die verbleibenden Beschäftigten aufgeteilt wird, sodass alle mit einem guten Hintergrundwissen und Briefing abgedeckt sind. Es sollte auch in Ihrem Sinne sein, dass es eine reibungslose Projektweiterführung gibt.

Sie sind auf der Suche nach neuen Mitarbeiter/innen? Hier geht’s zu unseren Recruiting-Lösungen:

Alle Vorteile eines guten Offboarding auf einen Blick

 

1. Employer Branding stärken 

   Nichts hält für die Ewigkeit und so ist es auch in der Arbeitswelt normal, dass ein kommen und gehen gibt. Es bringt also niemanden etwas, wenn Sie jetzt ihren gekränkten Stolz ausleben und zum Spielverderber werden. Ein professionelles Erscheinungsbild wäre in diesem Falle, wenn sie nach dem Kündigungsgrund fragen und Verständnis zeigen. Ihr Mitarbeiter/in hat dann nicht nur das Gefühl, dass er/sie ihnen wichtig ist, sondern es ist für das Image Ihres Unternehmen ein bedeutender Schritt. Durch eine erweiterte Ansicht im Status Quo lässt sich zudem auch erkennen, wo es noch Entwicklungspotenzial in ihrem Unternehmen geben könnte.

2. Gelungenes Offboarding schafft eine gute Vertrauensbasis im gesamten Team

   Ein respektvoller und wertschätzender Umgangston nach der Kündigung stärkt vor allem das Vertrauen mit dem übrigen Team. Wichtig an dieser Stelle ist das Spelling gegenüber den bestehenden Angestellten. Bleiben Sie transparent und versuchen sie so offen wie möglich das Thema zu transportieren. Diese Sicherheit regt eine offenere Kommunikation an.

3. Ist der Ruf erst ruiniert, wird der Kampf um qualifizierte Mitarbeiter/innen noch schwieriger

   Versuchen Sie sich zurückzuhalten! Denken Sie vor allem vorausschauend. Es bringt nichts, wenn sie jetzt Hals über Kopf reagieren, dem/der Mitarbeiter/in Vorwürfe machen und die letzten Wochen der Arbeitszeit Steine in den Weg legen. Im Gegenteil! Bedanken Sie sich für die Loyalität und die Leistung und tragen sie die Entscheidung mit Fassung. Ihre Reaktion bleibt in Erinnerung und kann auch so nach außen transportiert und weitergetragen werden. Ein schwerer Schaden für Ihr Image, wenn es extern jemand mitbekommt. Denken sie immer daran: Ein (ehemaliges) Teammitglied ist ein/e Markenbotschafter/in des Unternehmens

4. Netzwerken

   Nur weil Sie durch die Kündigung ein Teammitglied verlieren, heißt das nicht, dass sie danach auch keinen Kontakt mehr halten dürfen. Versuchen Sie auch nach dem Dienstverhältnis mit Ihrer ehemaligen Belegschaft zu kommunizieren (Weihnachstskarten, Geburtstagsgrüße…). Dies fördert ein Netzwerk aus Markenbotschafter/innen, die somit auch als Quelle für Empfehlungen zu sehen ist. Nicht nur hinsichtlich zukünftiger Bewerber/innen, sondern auch auf Geschäftspartner/innen und Kund/innen hin.

Austrittsgespräche zu Ihrem Gunsten nutzen: Können wir uns kurz unterhalten?

Im Exit-Management ist ein wichtiges Tool ein Austrittsgespräch. Vielleicht erahnen Sie bereits den Grund für die Kündigung, aber vergewissern sie sich auch danach. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um sich und Ihr Unternehmen voran zu bringen. Es ist DAS Werkzeug um aus dem/der Beschäftigten ein ehrliches Feedback zu locken. “Warum verlässt du uns?” Mitarbeiter/innen, die das Schiff verlassen, sind grundsätzlich ehrlich, da sie nichts mehr zu verlieren haben. Vielleicht hat der/die Mitarbeiter/in noch einige subjektive Eindrücke oder Verbesserungsvorschläge für Ihre Zukunft auf Lager. Diese Wahrheiten geben Ihnen tiefere Einblicke in Ihre Unternehmens- und Führungsstruktur.

Wichtig ist, dass die Rahmenbedingungen für dieses Offboarding-Gespräch eingehalten werden. Es muss auf alle Fälle ein 4-Augen-Gespräch sein, welches erst an den letzten Arbeitstagen fixiert wird. Und das Dienstzeugnis darf nicht davon betroffen werden. Die Ergebnisse müssen vertraulich behandelt werden und anonym bleiben. Auch wenn das Teammitglied sich zu einem gewissen Thema nicht äußern möchte, müssen Sie dies respektieren. Erpressungen und nachbohren haben an dieser Stelle nicht zu suchen. Denken Sie immer daran, es ist Ihre Chance für eine Reflexion. Nobody is perfect und ein erfolgreiches Employer Branding ist kein Zustand, sondern ein laufender Prozess.

Manchmal ist dieses Abschiedsgespräch auch noch der (aller)letzte Ausweg um im Guten auseinanderzugehen. Sie können an dieser Stelle auch Ihre Menschlichkeit zeigen, tragen sie die Entscheidung des/der Beschäftigten mit Fassung und weisen sie auf die offene Tür Ihrer Firma hin, sollte der Plan nicht so aufgehen, wie erhofft.

Sie müssen jemanden entlassen? Wie Sie ihre Mitarbeiter/innen auf ihrem weiteren Weg unterstützen können

Manchmal hat ein Unternehmen keinen andere Alternative mehr und muss den/die Mitarbeiter/in entlassen. Diese Entscheidungen sind meistens sehr schwierig und es können auch schmerzhafte Erfahrungen sein – auch für den Personalverantwortlichen. An dieser Stelle können die HR-Verantwortlichen einen richtungswechselnden Teil des Exit-Management einnehmen und eine positiven Prozess vorantreiben. Wenn der/die Mitarbeiter/in entlassen wird, muss das Offboarding an die gegebenen Umstände angepasst werden.

Was sie also machen sollten, damit trotz der unangenehmen Situation ein positives Bild nachhaltig an Ihrer Firma hängen bleibt?

• Versuchen Sie die Situation so neutral wie möglich zu halten. Emotionen sind wahrscheinlich vorprogrammiert.
• Versuchen Sie einen Rahmen zu schaffen, der alle weiteren Schritte detailliert klärt, damit keine Missverständnisse auftreten
• Bleiben Sie vor allem ehrlich, auch was den Grund der Kündigung angeht!
• Geben Sie konstruktives Feedback, damit der/die Mitarbeiter/in weiß, welche Fehler er/sie gemacht hat und sich daran weiterentwickeln kann
• Bleiben Sie wertschätzend. Das Teammitglied hat meist dennoch großartige Leistung für Ihr Unternehmen erwirtschaftet.
• Veranstalten sie eine kleine Abschiedsfeier oder -geste. Somit zeigen Sie, dass Ihnen etwas an Ihren Mitarbeiter/innen liegt.
• Schreiben Sie ein Arbeitszeugnis und stellen sie eine Referenzliste aus.

Der organisatorische Prozess beim Offboarding

Mit einer Kündigung kommen so einige bürokratische Aufgaben auf Sie zu. Besonders wichtige Dokumente in diesem Prozess:

• Rücktrittserklärung oder Kündigung
• Geheimhaltungs- und Wettbewerbsverbot
• Leistungsdokumente (Gehaltsabrechnung, Meldung zur Sozialversicherung, Arbeitszeugnis, …)

Wir empfehlen Ihnen, den gesamten Vorgang schriftlich zu dokumentieren und die Unterlagen immer als Kopie an den Mitarbeiter weiterzugeben. Ein beidseitig unterschriebenes Kündigungsschreiben bewahrt sie vor rechtlichen Problemen und vor allem vor verärgerten Betroffenen, die anschließend ihre Verärgerung (ev. auch bei der AK) kund geben wollen.

Vergessen Sie nicht Ihren Unternehmensbesitz zurückzufordern

Als ein Teil des Ablaufes im Offboarding zählt auch die Rückgabe von Firmeneigentum dazu. Darunter fallen z. B. Handys, Laptops, Schlüssel, Kreditkarten, Hardware, Laufwerke usw. Vergewissern Sie sich, dass mit Ausscheiden auch die betriebsinternen Zugänge geschlossen werden. Dies ist aus Datenschutz-Gründen wichtig. Sollte ein unübersichtliches Chaos über die Arbeitsmittel bzw. Rechte der Betroffenen entstehen, läuft man der Gefahr aus, dass z. B. auch Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Daten verloren gehen.

Eine enorme Vorsicht ist geboten, wenn der Austritt sehr überraschend bzw. sogar fristlos erfolgt. Deswegen sollte bereits beim Onboarding festgehalten werden, über welche Endgeräte sowie Zutritt- und Zugriffsrechte der Mitarbeiter verfügt.

Bleiben Sie positiv

Wie reagieren Sie eigentlich, wenn Ihnen Ihr/e Mitarbeiter/in mitteilt, dass er/sie kündigt? Ignorieren Sie ihn/sie die restliche Zeit oder strafen Sie die Person mit undankbaren Arbeiten, die sonst keiner mehr machen will? Wenn ja, ändern Sie Ihr Verhalten schnellstmöglich. Es ist absolut nicht mehr up-to-date. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist es natürlich aus unternehmerischer Sicht nicht leicht und bringt einen zeitintensiven und finanziellen Aufwand mit sich.

Genau aus diesem Grund ist es noch wichtiger, sich um das Teammitglied zu bemühen. Anstatt böser Blicke schenken Sie Pralinen und sagen Sie mit einem Abschiedsfest laut Adieu. Bedanken Sie sich für die gemeinsam erbrachte Leistungen und wünschen Sie alles Gute für die Zukunft. So signalisieren Sie, dass Sie die Entscheidung nicht persönlich nehmen.

Sie benötigen weitere HR- und Recruiting-Tipps?