Abwesenheitsnotiz – Tipps, Inspirationen und Vorlagen
Egal ob Sie in den Urlaub fliegen, die Feiertage genießen, ein längerfristiges Sabbatical machen oder aus persönlichen Gründen ein paar Tage nicht erreichbar sind, Sie sollten unbedingt eine Abwesenheitsnotiz für Kund*innen, Geschäftspartner*innen und Kolleg*innen verfassen. Mit einem “Bin dann mal weg!” ist es nämlich nicht getan. Wir haben für Sie alles zum Thema Abwesenheitsnotiz recherchiert inklusive Inspirationen und Vorlagen.
Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
Die Abwesenheitsnotiz ist ein wichtiges Instrument um Kund*innen, Kolleg*innen, Geschäftspartner*innen und anderen Ansprechpartner*innen über Ihre Abwesenheit zu informieren. Dabei kreieren Sie einen kurzen, sachlich Text, der als automatische Antwort versendet wird. Fast bei allen E-Mail-Programmen kann man solch eine „Out of Office Message“ einrichten.
Was schreibt man in eine Abwesenheitsnotiz?
Ich muss gestehen, ich dachte Abwesenheitsnotizen sind ratzfatz erstellt. Bei meinen Recherchen habe ich hingegen festgestellt, dass in dieser kurzen geschäftlichen Kommunikation sehr viel mehr drinsteckt als bisher gedacht.
Beginnen wir einfach einmal mit der Basis. Grundsätzlich geht es bei der Abwesenheitsnotiz darum, die wichtigsten Informationen deiner Abwesenheit sachlich und kurz zu formulieren.
Teilen Sie Ihren Kund*innen mit, wenn Sie sich ein Time-out gönnen. Das stärkt das Vertrauen in Sie, weil der*die Kund*innen sich auf Sie verlassen können.
Zu den wesentlichen Informationen gehören:
Was gehört genau in die Abwesenheitsnotiz?
Eine allgemein gehaltene Abwesenheitsnotiz sieht so aus:
Betreff oder Titel
Der Betreff oder Titel einer Abwesenheitsnotiz soll Missverständnisse gleich von Beginn an aus dem Weg räumen. Schließlich soll der*die Empfänger*in gleich wissen, dass Sie derzeit nicht vor Ort sind. Deshalb sollten im Betreff oder Titel immer deutlich die Wörter „Abwesenheitsnotiz“ oder „Out of Office“ stehen. Die allermeisten können so eine E-Mail sofort einordnen und halten nach den für Sie wichtigen Informationen Ausschau. Achten Sie also darauf, dass bereits aus dem Betreff hervorgeht, worum es bei der E-Mail geht.
Abwesenheitsnotitz
Betriebsurlaub – ab XX XX wieder erreichbar
Out of Office – Bin leider nicht im Büro
Anrede und Wertschätzung
Der erste Abschnitt sollte gleich die Begrüßung inklusive Anrede enthalten. Zum guten Ton gehört es im Geschäftsleben auch, dass man sich dem*der Empfänger*in gegenüber wertschätzend zeigt. Schließlich hat sich auch diese Person Zeit genommen, eine E-Mail zu verfassen, um mit Ihnen in Kontakt zu treten. Berücksichtigen Sie das also in ersten Abschnitt Ihrer Abwesenheitsnotiz.
Liebe Kunden und Kundinnen, herzlichen Dank für Ihre E-Mail.
Sehr geehrte Damen und Herren, wir danken Ihnen für Ihre Nachricht.
Frohe Weihnachten. Vielen Dank für Ihre Nachricht, leider ….
Dauer der Abwesenheit
Für den*die Empfänger*in muss aus der Abwesenheitsnotiz die Dauer der Abwesenheit herauszulesen sein. Dabei ist es enorm wichtig, dass Sie genaue Daten angeben, von wann bis wann Sie nicht in Ihrem Betrieb erreichbar sind.
So kann die Person die Ihre Abwesenheitsnotiz empfängt, ihre*seine weitere Vorgehensweise festlegen. Beispielsweise, ob es sich um einen Notfall handelt und ob man, wenn möglich, die Vertretung kontaktieren möchte. Oder ob es sich um eine weniger dringende Angelegenheit handelt, mit der man auf die spezielle Ansprechperson warten kann.
Zusätzlich können Sie auch den Grund für Ihre Abwesenheit in die Abwesenheitsmeldung schreiben. Das ist allerdings kein Muss.
Derzeit befinde ich mich im Sabbatical und bin deshalb von 1. Mai bis zum 1. Juli nicht erreichbar.
Über die Weihnachtsfeiertage einschließlich Silvester sind wir nicht erreichbar. Wir sind ab dem 4. Jänner 2022 wieder für Sie erreichbar.
Vom 14.–21. Juni kümmert sich meine Kollegin Frau Müller um Ihre Anliegen, da ich mich während dieser Zeit im Urlaub befinde.
Ab dem 28. Dezember bin ich wieder für Sie erreichbar.
Klären Sie unbedingt vor Ihrem Urlaub, Sabbatical etc. ab, wer Ihre Vertretung übernimmt.
Weiterleitung oder Bearbeitung der eingegangenen E-Mail
Sie haben nun also erfolgreich kommuniziert, wann Sie wieder erreichbar sind. Nun gilt es dem*der Empfänger*in mitzuteilen, was mit der eingegangenen E-Mail geschieht. Sie müssen natürlich vorab mit den Kolleg*innen besprechen, ob und wenn ja wer Ihre Vertretung und somit auch eingehende E-Mails beantwortet. Oder beantworten Sie die Nachrichten erst nach Ihrem Urlaub?
Ihre Nachricht wird selbstverständlich an meinen Kollegen Max Mustermann weitergeleitet, der sich bis zu meiner Rückkehr um Ihre Anliegen kümmert.
Während meiner Abwesenheit können Sie sich mit Ihrem Anliegen an meine Kollegin Maxi Mustermann wenden. Ihre E-Mail wird jetzt auch direkt an sie weitergeleitet.
Aus Gründen des Datenschutzes wird Ihre E-Mail an keine*n andere*n Mitarbeiter*in weitergeleitet. Sie erhalten in den nächsten ein bis zwei Tagen von mir persönlich eine Antwort.
Ihre E-Mail wird erst ab dem 15. Dezember von uns bearbeitet.
Vertretung
Wenn jemand während Ihrer Abwesenheit Ihre Vertretung übernimmt, schreiben Sie in die Abwesenheitsnotiz unbedingt seinen*ihren Namen sowie die Kontaktdaten. Es muss also ganz klar ersichtlich sein, wer Sie vertritt und wie sich die Vertretung am leichtesten kontaktieren lässt.
Während meiner Abwesenheit wird Herr Max Mustermann mich vertreten. Sie erreichen ihn unter der Telefonnummer 012345/6789 oder per E-Mail an max.mustermann@mustermail.com.
Handelt es sich bei Ihrem Anliegen um einen Notfall, der dringend bearbeitet werden muss, können Sie sich an Frau Maxi Mustermann wenden. Ihre Telefonnummer lautet 0987/654321 und ihre E-Mail-Adresse lautet mustermann.m@mustermail.com.
Während meines Urlaubs kümmert sich meine Kollegin Frau Mustermann um Ihre Anliegen. Sie ist von Montag bis Donnerstag von 8:00–12:00 Uhr für Sie erreichbar.
Rückkehr ins Büro
Möchten Sie dem*der Empfänger*in die Möglichkeit geben, auf Sie zu warten, können Sie genauere Informationen darüber geben, was geschieht, wenn Sie wieder im Büro sind. Ist es kein dringender Notfall, kann sich diese Person darauf einstellen, wann sie eine Antwort erhält oder Sie mit ihr in Kontakt treten.
Ab dem 3. März bin ich wieder im Büro und werde alle eingegangenen Nachrichten unverzüglich beantworten.
Sollten Sie keine Vertretung kontaktieren, können Sie mit einer Antwort nach meiner Rückkehr in der KW 3 rechnen.
Abwesenheitsnotiz in entsprechender Zweit oder Drittsprache
Bewegt sich Ihr Unternehmen auf internationalem Terrain, sollten Sie die Abwesenheitsnotiz unbedingt in den passenden Sprachen verfassen. Da Englisch Weltsprache ist, empfiehlt es sich, diese zu nutzen. Sind Ihre Geschäftspartner*innen und Kund*innen aus einem bestimmten Land, sollten Sie natürlich die jeweilige Landessprache verwenden.
Schluss der Abwesenheitsnotiz
Wie bei einem Geschäftsbrief oder Geschäftsmail üblich, sollte auch bei der Abwesenheitsnotiz die Grußformel am Schluss nicht fehlen. Selbstverständlich ebenso wenig wie Ihr Name.
Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann
Mit werten Grüßen Max Mustermann
Grüße Max Mustermann
Abwesenheitsnotiz Fehler
Fehler 1 – Auf die Company Out of Office – Vorlage vergessen
Ich muss zugeben, ich liebe ausgefallene Abwesenheitsnotizen, allerdings im privaten Kontext. Beruflich ist es durchaus nachvollziehbar, dass man die Unternehmensmarke im Auge behält. Ideal ist natürlich, wenn es eine bereits vorgefertigte Company Out of Office Vorlage gibt. Dann laufen die Angestellten nicht Gefahr, einen der nachfolgenden Fehler zu machen.
Fehler 2- Rechtschreib- und Grammatikfehler
Es ist verständlich, dass man etwas euphorisch wird, wenn der heiß ersehnte Urlaub endlich vor der Tür steht. Da kann es vorkommen, dass man ein wenig zu motiviert an die Sache Autoreply ran geht und sich Rechtschreib- und Grammatikfehler einschleichen. Am besten Sie lassen die fertige Notiz von einem*r Kolleg*in noch einmal lesen.
Fehler 3 – Abwesenheitsnotiz in letzter Minute verfasst
Wenn Sie eines aus diesem Artikel mitnehmen können, dann dass es sich eben nicht nur um eine Abwesenheitsnotiz handelt. Werden diese also nur unüberlegt in der der letzten Minute eingetippt, können bei der*dem Empfänger*in Missverständnisse entstehen. Beispielsweise kann die Nachricht als zu unpersönlich oder sogar unfreundlich rüberkommen.
Private Details über ein Liebeswochenende, heiße Flitterwochen oder sonstiges sollte man nicht in der Abwesenheitsnotiz enthüllen.
Fehler 4 – Zu viele private Details preisgeben
Das Gegenteil ist allerdings auch keine Option. Lassen Sie sich nicht dazu hinreißen, unpassende Informationen in eine Abwesenheitsnotiz zu schreiben. Trennen Sie Berufliches und Privates. Ihre Kund*innen, Geschäftspartner*innen und bestimmt auch die meisten Kolleg*innen geht es nichts an, dass Sie im Urlaub beispielsweise in die zweiten Flitterwochen fahren. Schlimmer noch ist dabei auch noch ins Detail zu gehen.
Fehler 5 – Kopierte Abwesenheitsnotiz
Ihnen hat die Abwesenheitsnotiz ihres Kollegen beim letzten Mal gut gefallen, deshalb kopieren Sie diese. Grundsätzlich kein Problem, vergessen Sie nur nicht Daten, Namen, Kontaktdaten etc. auszutauschen. Wollen Sie keine Anrufe bekommen, sollten Sie auch die E-Mail-Signatur überprüfen und gegebenenfalls die Nummer herauslöschen.
Fehler 6 – Vergessen die Abwesenheitsnotiz zu entfernen
Wenn Sie wieder im Büro sind, vergessen Sie nicht, Ihre Abwesenheitsnotiz wieder zu entfernen. Dann gelten Sie offiziell wieder als erreichbar.
Inspiration für Abwesenheitsnotizen zu Weihnachten
Vorlagen – Achtung, persönliche Anpassungen nicht vergessen
Abwesenheitsnotiz Urlaub
Liebe Kunden, liebe Kundinnen,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit im Urlaub.
Aus Datenschutzgründen wird Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet. Ich bitte Sie um Verständnis. In dringenden Fällen wenden Sie sich an meinen Kollegen Max Mustermann. (max.mustermann@mustermail.com, 0123/456789)
Ansonsten bin ich ab dem 13. Juni wieder für Sie erreichbar und werde Ihre Anfrage schnellstmöglich beantworten.
Liebe Grüße
Maxi Mustermann
Abwesenheitsnotiz Krankheit
Guten Tag,
ich danke Ihnen für Ihre E-Mail. Ich bin aus gesundheitlichen/persönlichen Gründen voraussichtlich erst am 1. Juli wieder im Büro.
Während meiner Abwesenheit kümmert sich meine Kollegin Maxi Mustermann um Ihre Anliegen. Ihre E-Mail wurde direkt an sie weitergeleitet. Sie können Sie unter maxi.mustermann@mustermail.com oder unter 01234/56789 erreichen.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Abwesenheitsnotiz Kündigung
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin seit dem 20. September nicht mehr für das Mustermann Unternehmen tätig und kann Ihre Nachricht deshalb nicht persönlich beantworten.
Bitte wenden Sie sich mit Ihrer Anfrage an Herrn Max Mustermann. Diesen können Sie telefonisch unter 01234/56789 und per E-Mail mit max.Mustermann@mustermail.com erreichen.
Ich wünsch Ihnen alles Gute
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
